L'ASSISTANT(E) DE DIRECTION — ÉDITION COMPLÈTE ( +50 RESSOURCES NUMERIQUES ) A 4000F CFA ( 7$)

TABLE DES MATIÈRES

Avant-propos

- Pourquoi ce livre

- Qui vous parle

- Pour qui

- Comment le livre est construit

- Les 50 ressources bonus

- Un mot avant de commencer

PARTIE 1 : COMPRENDRE LE MÉTIER

Chapitre 1 : Un métier, mille visages

- Ce que l'on fait vraiment

- Les cinq rôles

- Secrétaire, assistante, office manager, chef de cabinet : qui fait quoi

- Une même fonction, quatre réalités

- Le métier change : numérique, IA, travail à distance

- Les compétences qui font la différence

- Où vous situez-vous ?

- Vos 30 premiers jours

Chapitre 2 : Le binôme : travailler avec votre dirigeant

- Comprendre son dirigeant avant de vouloir le servir

- Quatre styles de dirigeants

- L'entretien d'alignement et le point de quinze minutes

- La délégation : ce qu'on décide à sa place, ce qu'on ne décide jamais

- Dire non sans dire non

- Le dirigeant difficile, et le patron-père

- Vie professionnelle, vie personnelle : où est la frontière ?

- Loyauté n'est pas complaisance

PARTIE 2 : LES FONDAMENTAUX OPÉRATIONNELS

Chapitre 3 : Organisation, temps et priorités

- Les deux bouts de la journée

- Trier ce qui compte : Eisenhower au bureau de direction

- Les blocs de temps : protéger le travail de fond

- Les interruptions : les compter avant de les combattre

- La liste de relances : votre mémoire externe

- Plan B : quand l'électricité ou la connexion saute

- Le lundi matin, la fin de journée et la charge mentale

Chapitre 4 : L'agenda du dirigeant

- L'agenda est un outil de pouvoir

- Les règles d'arbitrage : qui passe avant qui

- Trajets, embouteillages et temps tampons

- Cérémonies, décès et vie sociale du dirigeant

- Fuseaux horaires : ne plus jamais se tromper d'heure

- Double réservation, charge hebdomadaire et agenda partagé

- Déplacer un rendez-vous avec tact

Chapitre 5 : Filtrer : appels, visiteurs, messages

- Filtrer sans froisser : une question de posture

- La grille de décision

- Accueillir les visiteurs

- Téléphone, WhatsApp et demandes de « service »

- Les mails en copie et le flux écrit

- Les phrases clés et le registre

Chapitre 6 : Communication écrite

- L'email : ce qui se lit en cinq secondes

- Le courrier officiel

- Notes de service et notes de synthèse

- WhatsApp professionnel

- Relire : la méthode des trois passes

- Les erreurs qui coûtent cher

Chapitre 7 : Réunions : de la convocation au suivi des décisions

- Pourquoi tant de réunions échouent, et ce qu'elles coûtent

- Préparer : objectif, participants, salle, matériel, dossier

- Convocation et ordre du jour minuté

- Le jour J : démarrer, tenir le temps, tenir la plume

- Compte rendu ou procès-verbal ?

- Le suivi des décisions : là où tout se joue

- Visioconférence quand la connexion faiblit

- Conseils d'administration et assemblées générales

Chapitre 8 : Voyages et missions

- Le cycle d'une mission

- Passeport, visa et vaccinations : la partie qui ne pardonne pas

- Billets, hôtels et transferts

- Sécurité du dirigeant en déplacement

- Budget de mission, per diem et change

- L'ordre de mission et le dossier de voyage

- Quand tout déraille : le plan B

- Le retour de mission : rapport et remboursement

PARTIE 3 : MAÎTRISE ET RESPONSABILITÉS

Chapitre 9 : Gestion documentaire et archivage

- Pourquoi on perd les documents

- Le plan de classement

- Le courrier arrivée et départ

- Papier et numérique : sauvegarder, protéger, donner accès

- Durées de conservation et cycle de vie des archives

- Les procédures écrites et le test des deux minutes

Chapitre 10 : Budgets, achats, notes de frais et petite caisse

- Votre rôle financier : utile, léger, et jamais à la place du DAF

- Le circuit d'un achat, de la demande au paiement

- Comparer des devis sans se faire piéger par le moins cher

- HT, TVA, TTC : les trois lettres qui font perdre de l'argent

- La petite caisse : petite par le montant, grande par le risque

- Notes de frais et per diem : des règles claires évitent les fâcheries

- Suivre le budget de la direction : prévu, réalisé, écart

- Fraude, mobile money et dépenses du dirigeant : les zones sensibles

Chapitre 11 : Confidentialité, éthique et cybersécurité

- Ce que vous savez, et comment le porter

- Les niveaux de confidentialité

- La discrétion au quotidien : couloirs, taxis et WhatsApp

- Conflits d'intérêts, cadeaux et pressions

- L'arnaque au faux président et le phishing

- Mots de passe, double authentification, fichiers et clés USB

- Si vous vous êtes fait piéger

Chapitre 12 : Événements et protocole

- Les différents types d'événements et ce qu'ils exigent

- Le rétroplanning : partir de la date et remonter le temps

- Le budget : tout compter, y compris l'imprévu

- Prestataires, invitations et taux de présence

- Accueil, protocole et préséance

- Le jour J, puis le bilan

Chapitre 13 : Outils numériques et intelligence artificielle

- La boîte à outils minimale

- Travailler quand la connexion lâche

- Les raccourcis qui font gagner des heures

- Excel pour l'assistante : les bases qui servent vraiment

- L'intelligence artificielle : ce qu'elle fait bien, ce qu'elle fait mal

- Mesurer son gain de temps et convaincre

Chapitre 14 : Crises, imprévus et stress

- Reconnaître l'imprévu et sa gravité

- Les soixante premières minutes

- Le patron en colère et l'erreur grave

- Les crises humaines : décès, rumeur, tension sociale

- Panne, sinistre, évacuation et voyage qui tourne mal

- Votre stress, votre charge mentale, vos limites

- Après la crise : le bilan à froid

Chapitre 15 : Relations internes et externes

- Cartographier ceux qui comptent

- Les directeurs : obtenir sans harceler

- Le conseil d'administration et ses membres

- Les collègues assistants, les équipes de terrain

- Les partenaires externes

- Influence, conflits et diplomatie interculturelle

- Réseau professionnel et réputation

PARTIE 4 : ÉVOLUER

Chapitre 16 : Carrière, rémunération et leadership

- Les chemins du métier

- Rendre visible l'invisible

- Se former et s'entourer

- Négocier une évolution ou une augmentation

- Changer de maison : CV, lettre et entretien

- Diriger sans galons

- À son compte : assistante indépendante ou virtuelle

- Quand le patron part, et ce que l'on se doit à soi-même

Chapitre 17 : Votre plan à 30-60-90 jours

- Partir de là où vous êtes

- Les 30 premiers jours : stabiliser

- De 31 à 60 jours : structurer

- De 61 à 90 jours : rayonner

- Mesurer ses progrès sans se noyer dans les chiffres

- Les pièges qui font abandonner

- Un cas complet : Awa à Dakar

- Pour finir

LES 50 RESSOURCES NUMÉRIQUES BONUS

1. Fiche de poste type de l'assistant(e) de direction (Word)

2. Grille d'auto-évaluation des compétences, avec radar (Excel)

3. Fiche profil du dirigeant : préférences et habitudes (Word)

4. Charte de collaboration assistant(e)–dirigeant (Word)

5. Planificateur de journée et de semaine (Excel)

6. Matrice des priorités, Eisenhower (Excel)

7. Suivi des tâches et relances (Excel)

8. Routine du matin et du soir (PDF)

9. Agenda hebdomadaire du dirigeant (Excel)

10. Charte d'arbitrage d'agenda (Word)

11. Convertisseur de fuseaux horaires et de créneaux (Excel)

12. Phrases clés pour filtrer appels et visiteurs (PDF)

13. Registre des appels et messages (Excel)

14. Registre des visiteurs (Excel)

15. 30 modèles d'emails professionnels (Word)

16. Modèles de courriers officiels (Word)

17. Charte d'usage de WhatsApp professionnel (Word)

18. Convocation et ordre du jour types (Word)

19. Compte rendu / procès-verbal de réunion (Word)

20. Suivi des décisions et plan d'actions (Excel)

21. Calculateur du coût d'une réunion (Excel)

22. Présentation « Réunions efficaces » (PowerPoint)

23. Check-list voyage d'affaires (PDF)

24. Ordre de mission (Word)

25. Budget de mission avec per diem (Excel)

26. Comparateur de devis : billets, hôtels, traiteurs (Excel)

27. Plan B voyage (PDF)

28. Plan de classement et nomenclature (Excel)

29. Registre du courrier arrivée / départ (Excel)

30. Calendrier de conservation des documents (PDF)

31. Fiche de procédure et bordereau de transmission (Word)

32. Tableau de bord du budget de la direction (Excel)

33. Note de frais (Excel)

34. Demande d'achat et bon de commande (Word)

35. Calculateur HT / TVA / TTC et petite caisse (Excel)

36. Charte de confidentialité de l'assistant(e) (Word)

37. Check-list anti-arnaque : faux président, phishing (PDF)

38. Registre des cadeaux et invitations (Excel)

39. Rétroplanning d'événement (Excel)

40. Budget d'événement (Excel)

41. Check-list jour J (PDF)

42. Plan de table et préséance (Excel)

43. Bibliothèque de 25 consignes (prompts) pour l'IA (PDF)

44. Plan de continuité : électricité et connexion (PDF)

45. Tableau de bord de l'assistant(e) (Excel)

46. Fiche réflexes de gestion de crise (PDF)

47. Cartographie des parties prenantes (Excel)

48. Modèles de CV, lettre et argumentaire de négociation (Word)

49. Présentation « Valoriser son rôle auprès de la direction » (PowerPoint)

50. Plan d'action 30-60-90 jours (Word)